Een ongeluk ontstaat snel, ook binnen organisaties. Afhankelijk van het ongeluk, kan de schade variëren van zeer minimaal tot zeer groot. Als ondernemer wil je dit natuurlijk voorkomen en in deze blog gaan wij hetgeen behandelen dat iedere ondernemer voor elkaar moet hebben, namelijk een crisisplan. Verder behandelen wij ook hoe je een risicobeoordeling moet uitvoeren, hoe je effectief communiceert tijdens een crisis en welk hulpmiddel daarbij goed van pas komt.

Belang van het voorbereiding van een crisisplan

Een crisis komt altijd onverwachts, vooral in deze steeds veranderende wereld. Hierbij kun je denken aan brand, cyberaanvallen, natuurrampen of een wereldwijde pandemie. Als er een crisis ontstaat en je hebt als ondernemer geen plan gemaakt, dan ontstaat er paniek onder je teamleden. Door een crisisplan van tevoren op te stellen, is er een structuur die iedereen kan volgen en weet iedereen wat er gedaan moet worden in noodgevallen. Daarnaast kan het je reputatie als ondernemer schaden als jij je niet goed voorbereid hebt op een crisis. Afhankelijk van het noodgeval, kan het zijn dat er veel financiële schade bij komt kijken. Met een crisisplan beperk je deze schade doordat je vanuit het plan weet wat je moet doen om zo snel mogelijk weer ‘back-in-business’ te zijn.

De basis van een crisisplan

In een crisisplan begin je eerst met het identificeren van de potentiële risico’s en noodscenario’s. Als je dit eenmaal goed voor de bril hebt, schrijf je per risico/scenario kort en bondig op hoe er gehandeld moet worden. Het is ook verstandig om een crisismanagementteam samen te stellen met duidelijke rollen. Hierdoor kan er sneller gehandeld worden in noodgevallen, wat nare gevolgen voorkomt of beperkt. Vergeet niet om je plan ook regelmatig te evalueren en op de proef te stellen of het ook daadwerkelijk vlekkeloos verloopt.

Hoe voer je een risicobeoordeling uit als ondernemer?

Zoals je net misschien gelezen hebt, is de eerste stap in het crisisplan om potentiële risico’s en noodscenario’s te identificeren. Brainstorm hierover zelfstandig of met je team en maak een lijst van de mogelijke risico’s. Denk hierbij aan product-/dienstgerelateerde risico’s, milieurisico’s, financiële risico’s en technologische risico’s. Om je een eind op weg te helpen, is het toepassen van een SWOT-analyse een geschikte manier om je beter te verdiepen in deze scenario’s.

 

Vervolgens ga je de risico’s prioriteren op impact en kans. Hiervoor is het gebruik van een risicomatrix aangeraden. Als je eenmaal alle risico’s hebt behandeld in deze matrix, kun je de matrix als volgt aflezen:

• Hoge impact en hoge kans = direct aanpakken (hoog risico)
• Hoge impact en lage kans/Lage impact en hoge kans = in de gaten houden en meenemen in crisisplan (gemiddeld risico)
• Lage impact en lage kans = wees er bewust van, maar is minder noodzakelijk om mee te nemen in crisisplan (laag risico)

 

Na de prioritering behandel je eerst de belangrijkste risico’s en zoek je uit welke maatregelen er ondernomen moeten worden om risico’s te verminderen of te voorkomen. Bedenk je wel dat je niet alle risico’s kunt verminderen of voorkomen, maar door je hier bewust van te maken, kun je je er op zijn minst wel op voorbereiden. Als voorbeeld van een maatregel kun je denken aan het investeren in beveiligingssystemen of protocollen opstellen over hoe er snel gehandeld moet worden.

 

Aangezien er continu nieuwe risico’s ontstaan, zijn er ook nieuwe scenario’s die je mogelijk niet hebt meegenomen in je crisisplan. Hierdoor is het belangrijk om je crisisplan periodiek (elk kwartaal of half jaar) of na een grote crisis te evalueren en bij te stellen waar dat nodig is. Vul je plan aan met nieuwe risico’s, vraag jezelf af of je huidige maatregelen effectief zijn en vraag om feedback van je team over hoe zij het plan hebben bevonden.

Effectief communiceren tijdens een crisis

Communicatie is de sleutel tot een effectief verloop van je crisisplan. Als er een crisis ontstaat, wees dan duidelijk en eerlijk in wat er is gebeurd, wat nu de status van de situatie is en vermijd vakjargon. Zorg ook dat je snel communiceert, dus formuleer je boodschap kort en bondig, zodra je de situatie goed geanalyseerd hebt. Bedenk dus goed wat het probleem is, wat je er aan doet en wat mensen van je verwachten. Ook nadat de crisis is geweest, is het belangrijk om te blijven communiceren met je klanten, personeel en stakeholders over de voortzetting van je bedrijf, zodat iedereen op de hoogte is van de situatie.

Het effectiefste hulpmiddel tijdens een crisis: een portofoonheadset

Met een portofoon en een bijpassende headset kun je snel en effectief contact leggen met één of meerdere collega’s van jouw crisismanagementteam en de crisis beter onder controle houden. Zo kun je met collega’s op afstand handsfree communiceren, zonder vertragingen. Daarnaast is de communicatie uit een portofoonheadset duidelijk te verstaan, ook in lawaaierige omgevingen. Bovendien werkt een portofoon op een eigen frequentie, waardoor je niet afhankelijk bent van een mobiel netwerk en je discreet kunt communiceren.