Je IT-budget staat onder druk, terwijl de verwachtingen stijgen. Bestuur en business willen snelheid, veiligheid en gemak, maar liever niet nóg een tool of licentie erbij. Goed nieuws: je hoeft niet groter te spenderen om meer resultaat te zien. Met een paar gerichte keuzes maak je kosten voorspelbaar, verminder je verspilling en stuur je scherper op waarde.

Begin met zicht op kosten én waarde

Zonder helder overzicht is elke besparing een gok. Breng daarom alle uitgaven samen per product of service: licenties, hosting, support, implementatie en beheer. Koppel daar het gebruik en de opbrengst aan: hoeveel teams gebruiken het echt, wat kost het per actieve gebruiker, welke processen worden korter of foutloos?

 

Een vaak onderschatte kostenpost is “shelfware”: licenties die ooit nodig leken maar nu nauwelijks worden gebruikt. Zet per kwartaal een opschoonactie op: welke seats zijn inactief, welke modules blijven uit? Schrap wat niet nodig is en herverdeel waar het wel gebruikt wordt. Dit scheelt direct in cash en voorkomt onnodige vernieuwingen aan het einde van een contract.

Meet wat ertoe doet

Kies een klein setje KPI’s per dienst: adoptiegraad, kosten per transactie, time-to-market en incidenten per maand. Houd het simpel en vergelijkbaar, zodat je snel kunt stoppen, doorgaan of bijsturen. Overladen met tientallen metrics kost tijd en levert zelden betere beslissingen op.

Optimaliseer cloud- en licentiekosten zonder gedoe

Cloud groeit vaak harder dan gepland. Dat komt zelden door één fout, maar door kleine zaken die optellen. Start met rightsizing: zet te grote VM’s een maat kleiner en schakel niet-gebruikte omgevingen buiten kantooruren uit. Kijk naar reserveringen of savings plans voor voorspelbare workloads en automatiseer schoonmaak van tijdelijke resources.

• Verwijder slapende accounts en dubbele abonnementen
• Beperk test- en demo-omgevingen tot kantoortijden
• Consolideer overlappende tools (één chat, één videoplatform, één CRM-module)
• Heronderhandel contracten op basis van werkelijk gebruik
• Introduceer FinOps-afspraken: wie mag wat uitgeven, hoe wordt het geboekt, en wie keurt afwijkingen goed

Licentiebeheer verdient ook aandacht. Maak afspraken over co-terming, zorg dat upgrades of bundels echt nodig zijn en documenteer wie waarvoor verantwoordelijk is. Een helder software register voorkomt verrassingen bij audits en houdt je compliant zonder stress.

Automatiseer waar het loont

Automatisering is geen doel op zich. Reken eerst uit wat handwerk kost. Denk aan on- en offboarding, toegangsaanvragen, back-ups, factuurverwerking of rapportages. Als de tijdswinst in maanden meetelt en de foutkans omlaag gaat, is het meestal de moeite waard. Selfservice-portals voor veelvoorkomende IT-aanvragen besparen uren én verbeteren de ervaring van medewerkers.

Investeer gericht met data uit je klantketen

IT-beslissingen worden sterker als je ze koppelt aan klantgedrag. Welke stappen in je journey haken af, welke kanalen leveren de meeste waarde, waar loopt service vast? Met Microsoft Dynamics 365 Customer Insights breng je marketing- en servicegegevens samen, zodat je met feiten kunt bepalen waar een extra feature, integratie of automatisering het meest rendeert. Zo stuur je investeringen naar wat voor klanten en omzet het verschil maakt.

Snijd niet in security en onderhoud

Bezuinigen op patching, monitoring en back-ups lijkt aantrekkelijk, maar leidt vaak tot uitval of herstelwerk dat vele malen duurder is. Werk met een strak patchvenster, automatiseer updates waar mogelijk en test terugvalscenario’s. Leg vast welke systemen end-of-life zijn en plan vervanging op tijd; uitstel maakt projecten duurder en risicovoller.

Stuur op adoptie en vaardigheden

Software zonder gebruik is weggegooid geld. Reserveer budget voor onboarding, korte trainingen en nuttige handleidingen. Werk met interne ambassadeurs per team en meet actief gebruik in plaats van alleen uitgifte van licenties. Kleine interventies, zoals maandelijkse tips of een korte Q&A-sessie, verhogen het gebruik en drukken supporttickets.

Rationaliseer je applicatielandschap

Veel organisaties hebben voor hetzelfde doel meerdere tools in huis. Start met een inventarisatie: welk probleem lost elke applicatie op, hoeveel gebruikers zijn actief, welke integraties zijn nodig en wat kost beheer? Kies per functie één standaard en plan afbouw van de rest. Minder varianten betekent minder integratiewerk, lagere supportlast en eenvoudiger beveiliging.

Betere keuzes met een strak portfolio-proces

Niet elk verzoek hoeft direct op de backlog. Werk met duidelijke criteria: businesscase, risico, afhankelijkheden en capaciteit. Voer een lichte “gate” in voor start, design en livegang, zodat je vroegtijdig kunt stoppen als het nut tegenvalt. Zo voorkom je dat projecten blijven doorlopen terwijl de waarde niet wordt gehaald.

Werk met partners die meehelpen sturen op waarde

Een goede leverancier verkoopt niet alleen uren of licenties, maar denkt mee over doelstellingen, adoptie en total cost of ownership. Vraag om referentiecases, vraag door op meetbare resultaten en spreek af hoe kennis wordt overgedragen naar je team. Voor CRM, dataplatformen en klantprocessen vind je praktische voorbeelden en diensten op Businessbase.nl.

Samengevat in één actieplan voor de komende 90 dagen

• Maak een overzicht van alle IT-diensten met kosten, gebruik en eigenaarschap
• Schrap ongebruikte licenties en verklein te grote cloud-resources
• Kies drie processen om te automatiseren met duidelijke ROI
• Zet een adoptieprogramma op voor je belangrijkste tools
• Leg portfolio-criteria vast en stop minstens één project dat onvoldoende waarde levert

Door consequent zo te werken, haal je meer rendement uit elke euro. Niet door harder te rennen, maar door slimmer te kiezen, beter te meten en verspilling weg te nemen. Dat maakt je IT voorspelbaarder, betaalbaarder en merkbaar waardevoller voor je organisatie.